Workation ist eine Wortfusion aus den zwei englischen Begriffen „Work“ und „Vacation“. Es beschreibt eine Kombination aus Arbeit und Urlaub, bei der Arbeitnehmende ihre Arbeit mit dem Reisen und Entdecken neuer Orte verbinden. Dieses Konzept gewinnt immer mehr an Popularität, da es in eine Zeit passt, in der sich die Arbeitsweise kontinuierlich verändert.

Workation ermöglicht es, von einem anderen Ort als dem üblichen Büro aus zu arbeiten und gleichzeitig die Freiheit und Erholung des Reisens zu genießen. Die Idee dahinter ist es, ein Gleichgewicht zwischen Arbeit und Freizeit zu schaffen. Durch die Begegnung mit neuen Kulturen und Orten sollen Impulse für mehr Produktivität und Kreativität bei der Arbeit entstehen.

Digitale Nomad:innen und Freiberufler:innen, die eine flexible Arbeitsweise bevorzugen, haben bereits gezeigt, wie ein Job im Strandparadies unter Palmen aussehen kann. Immer mehr Arbeitgeber erkennen, dass das Angebot von Workation ihre Attraktivität als Arbeitgeber steigern kann. Für Arbeitnehmende ist Workation eine wertvolle Möglichkeit, berufliche Verpflichtungen mit dem Wunsch nach Erholung zu verbinden.

Allerdings erfordert Workation eine sorgfältige Planung, damit sowohl Arbeitgebende als auch Arbeitnehmende von den Vorteilen dieser Arbeitsform profitieren können.

Was Sie im Vorfeld wissen und beachten sollten

Damit Ihre erste Workation erfolgreich wird, gibt es einige wichtige Punkte, die Sie im Vorfeld beachten müssen. Dies gilt sowohl für Arbeitnehmende als auch Arbeitgebende. Eine gute Vorbereitung ist entscheidend, damit alles reibungslos funktioniert.

Als Arbeitnehmende:r beachten Sie bitte:

• Stimmen Sie Ihr Workation-Vorhaben mit dem/der Arbeitgebenden ab.
• Klären Sie, ob alle Arbeiten remote erledigt werden können.
• Stimmen Sie Arbeitszeit und Erreichbarkeit verbindlich ab, besonders bei unterschiedlichen Zeitzonen.
• Achten Sie auf mögliche Mehrkosten für Telefonie und Datenvolumen, insbesondere wenn es keine Flatrate-Regelung im Zielland gibt.
• Die Kosten für Anreise, Unterkunft und Verpflegung gehen in der Regel zu Lasten der Arbeitnehmenden.

Als Arbeitgebende:r beachten Sie bitte:

• Recherchieren Sie arbeitsrechtliche, versicherungs- und steuertechnische Vorschriften im Zielland und setzen Sie diese um.
• Klärung einer Rückkehrverpflichtung, falls eine Rückreise notwendig wird.
• Die Kosten für Anreise, Unterkunft und Verpflegung können steuerlich relevant sein.

Es wird dringend empfohlen, eine detaillierte Zusatzvereinbarung zum Arbeitsvertrag zu erstellen, die die Workation-Regelungen schriftlich und verbindlich festlegt.

Arbeits- und steuerrechtliche Aspekte

Die Wahl des Ziellandes hat großen Einfluss auf die geltenden Arbeits- und Steuerrechtsbestimmungen. Es gibt bedeutende Unterschiede zwischen EU- und Nicht-EU-Ländern, die beachtet werden müssen.

• In Deutschland gibt es keine steuer- oder sozialversicherungstechnischen Probleme, wenn die Workation dort stattfindet.
• Arbeitnehmende können ohne separate Genehmigung in Deutschland arbeiten, wenn „Mobiles Arbeiten“ im Vertrag vereinbart wurde.
• Bei Workation im Ausland muss eine separate Genehmigung des Arbeitgebers eingeholt werden, da steuer- und sozialversicherungsrechtliche Unterschiede bestehen.
• Für Workations außerhalb der EU sind zusätzliche Arbeitsgenehmigungen und die Einhaltung des jeweiligen Steuer- und Sozialversicherungssystems des Ziellandes erforderlich.

Wie im Fall der Fälle der Schutz geregelt ist

Es ist wichtig, dass sowohl Arbeitnehmende als auch Arbeitgebende sich im Vorfeld mit den Schutzmaßnahmen im Falle von Notfällen oder Unfällen während der Workation beschäftigen.

• Freizeitaktivitäten nach Feierabend sind in der Regel nicht durch den Arbeitgeber versichert. Arbeitnehmende sollten private Vorsorge treffen, etwa durch eine Auslandskrankenversicherung.
• Die gesetzliche Unfallversicherung greift nur bei Unfällen während der Arbeitszeit.
• Arbeitgebende sollten prüfen, ob im Zielland spezielle Vorschriften für Arbeitssicherheit existieren und für deren Einhaltung sorgen.

Was es bei der Datenverarbeitung im Ausland zu beachten gilt

Die Verarbeitung von Daten im Ausland muss unter Beachtung der Datenschutzvorschriften erfolgen. Arbeitnehmende und Arbeitgebende müssen sicherstellen, dass alle Datenschutzvorgaben im Zielland eingehalten werden.

• Arbeitnehmende sollten darauf achten, ob die Datenverarbeitung in Projekten im Ausland zulässig ist und ihre technischen Geräte auf Datenschutzstandards einstellen.
• Arbeitgebende sollten Datenschutzbeauftragte einbinden und sicherstellen, dass alle gesetzlichen Datenschutzbestimmungen eingehalten werden.

Zusammenfassung

Workation bietet eine großartige Möglichkeit, Arbeit und Erholung zu verbinden und gleichzeitig die Arbeitgeberattraktivität zu steigern. Es ist jedoch wichtig, klare Regelungen zu treffen und die spezifischen Anforderungen für jede Workation sorgfältig zu prüfen. Die AppSphere-Checkliste bietet eine gute Grundlage für die Planung und Umsetzung.

Überlegen Sie, wie Workation in Ihrem Unternehmen integriert werden kann und welche individuellen Lösungen am besten zu Ihren Bedürfnissen passen.